Maatwerktrajecten

De kennismaking

Veranderingen, altijd ten goede? Met de komst van telefoon, fax, email en het World Wide Web lijkt het persoonlijk contact af te nemen om de productiviteit zo veel als mogelijk op te drijven. Organisaties bestaan echter niet uit productiemiddelen maar in de allereerste plaats uit mensen, het grootste bedrijfskapitaal.

Hoewel we dankbaar gebruik mogen maken van alle moderne communicatiemiddelen, mag het belang van een persoonlijk contact en een goede werkrelatie niet onderschat worden. Om een goede samenwerking mogelijk te maken, is het van groot belang eerst in kennismakingsgesprek globaal af te stemmen in hoeverre uw wensen vertaald kunnen worden naar een bruikbaar hulpmiddel. Indien deze afstemming positief verloopt, kan het traject feitelijk gestart worden.

Het traject

Er wordt vaak gezegd: Een goede voorbereiding is het halve werk...

Het is van groot belang dat u goed weet wat u wilt. Het totale proces van het maken en in bedrijf houden van software bestaat uit de volgende stappen;

1. Maak een plan ! Wat gaan we doen in welke volgorde. Dit is het 'mission statement', wat door u bepaald wordt en waarin IMS - tijdens het kennismakingsgesprek - kan adviseren over technische en functionele (on)mogelijkheden.
2. Maak een functioneel ontwerp. Het is noodzakelijk dat u een gedetailleerde functionele omschrijving aanlevert van hetgeen u gemaakt wilt hebben. U kunt deze zelf maken, door een ander bedrijf of door IMS. In het laatste geval is dit een op zich zelf staande dienst, waarvoor u dus een separate opdracht verstrekt en waarna u zonder enige beperking de mogelijkheid heeft de software eventueel elders te laten produceren. Op basis van deze omschrijving kan de offerte voor productie/implementatie uitgebracht worden door iedere gewenste leverancier. Een goede functionele omschrijving voorkomt dat u een "boodschappenauto" geleverd krijgt, terwijl uw praktische behoefte - en/of misschien uw verwachtingspatroon - een "gezinsauto" vereisen. In het laatste geval is er duidelijk sprake van een andere functionele- en prijscategorie. In tegenstelling tot de autobranche, kan software zich wel van het ene naar het andere ontwikkelen, echter uiteraard alleen in vervolgtrajecten (zie fase 6).
3. Er wordt na opdrachtverstrekking een technisch ontwerp gemaakt. Dit is een interne zaak voor het automatiseringsbedrijf wat de software uiteindelijk gaat maken. Technici gaan dan de functionele wensen vertalen naar een technisch ontwerp. Uit welke onderdelen bestaat de programmatuur? Wat zijn de eigenschappen en functionaliteiten van deze onderdelen?
4. De kern van het programma wordt geschreven en werkend gemaakt. Dit zijn de vensters (kantoorapplicatie) of webformulieren met inhoud, de database etc. echter zonder de 'intelligentie'. Hierdoor ontstaat in een vroeg stadium een beeld van hoe het systeem er in de praktijk uit zal gaan zien en kunnen eventuele valkuilen vroegtijdig ontdekt worden.
5. Fasegewijs volgt de verdere implementatie. Hier wordt met chirurgische precisie - volgens het functioneel en technische ontwerp - uitgewerkt hoe het systeem reageert in welke omstandigheid. Per onderdeel kan gestructureerd getest worden. Tussentijds kunnen testversies beschikbaar gesteld worden voor stapsgewijze interactie tussen producent en afnemer. Uiteindelijk volgt de definitieve aflevering, installatie en gebruikersinstructie.
6. Evolutie. Micro-evolutie wel te verstaan, een praktisch gevolg van voortschrijdend inzicht wat onstaat door het feitelijke gebruik van de programmatuur. Deze fase wordt ook wel onderhoud genoemd. Fase 3 t/m 5 maken deel uit van de oorspronkelijke opdracht. Vanaf deze fase hebben we te maken met meerwerk of vervolg-projecten. In deze fase neemt de complexiteit toe. Daarom is het ook verstandig om goed na te denken over fase 2, het functioneel ontwerp. Onderhoud is in de praktijk eigenlijk een verzamelnaam voor:
   1. Het alsnog implementeren van wat bij het oorspronkelijke functioneel ontwerp is vergeten (we blijven allemaal gewoon mensen nietwaar).
   2. Het operationeel houden van het systeem.
   3. Het uitvoeren van wensen welke door de tijd heen bij de gebruiker zullen ontstaan voor uitbreidingen of wijzigingen van functionaliteit.

Beoordeling aanbiedingen

Het is vaak moeilijk te beoordelen in hoeverre een aangeboden product zal aansluiten op de praktische behoeften binnen een organisatie, of de prijs/prestatieverhouding in balans is, of de investering voldoende rendement zal opleveren etc.

Het offertestadium is bij uitstek geschikt om zoveel als mogelijk duidelijkheid te scheppen waar dat gewenst is.

Wij raden u aan allereerst - wanneer van toepassing - een offerte aan te vragen voor het voorbereidingstraject (fase 2). Indien de besprekingen en rapportage goed gedefineerd worden qua kwantiteit, kan de leverancier deze werkzaamheden tegen een vastgestelde totaalvergoeding (aanneemsom) uitvoeren.

Op basis van een goede functionele omschrijving kan een offerte aangevraagd worden voor het uitvoeringstraject (fase 3 t/m 5). Indien de functionele omschrijving voldoende gedetailleerd is, kan de leverancier deze werkzaamheden tegen een vastgestelde totaalvergoeding (aanneemsom) uitvoeren.

Let op: Uurtarieven van leveranciers kunnen misleidend zijn! Naast dit tarief is nl. ook van belang hoeveel gewoonlijk geproduceerd wordt in een bepaalde hoeveelheid tijd (kwantiteit) en van welke kwaliteit. Dit heeft zeer veel te maken met vakkennis, moeilijkheidsgraad van werkzaamheden en ervaring. IMS werkt bij voorkeur met een vastgesteld bedrag (aanneemsom) als vergoeding voor een uitgevoerde opdracht i.p.v. declaratie van werkzaamheden o.b.v. regie. Voor u heeft een vastgesteld bedrag de voordelen van overzicht en betere vergelijking met andere aanbieders. U zult dan op dit terrein geen "appels met peren vergelijken".

Indien uw leverancier niet bereid is een offerte op te stellen met daarin een aanneemsom, is dit reden om extra kritisch naar de situatie te kijken. Er kunnen slechts twee redenen zijn voor deze weigering; uw wensen zijn onvoldoende gedefinieerd of de leverancier kan/wil het ondernemersrisico voor uw opdracht niet dragen. Alvorens een aanbieding terzijde te leggen is het aan te raden deze faktoren nauwkeurig te onderzoeken.

Nazorg

Dit is het traject wat is vermeld onder fase 6. Na productie, aflevering en implementatie is het werk niet afgelopen. Uit de praktijk blijkt controle van geleverde kwaliteit van groot belang is (denk aan garantie aangelegenheden). Ook blijkt vaak dat na enige tijd gewerkt te hebben met uw nieuwe hulpmiddel weer nieuwe wensen ontstaan. Daarom zal periodiek contact met u opgenomen worden om te zien of al het bestaande naar wens functioneert en vervolgacties eventueel gewenst zijn. Op die manier wordt voorkomen dat u zichzelf na ontvangst van een eindafrekening 'in het luchtledige' voelt. Een adequate nazorg en het onderhouden van een continue werkrelatie is in maatwerktrajecten van groot belang !

Algemene voorwaarden

De algemene voorwaarden welke onder nummer 20093049 gedeponeerd zijn bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Rotterdam zijn, tenzij anders is overeengekomen, van toepassing op alle offertes en overeenkomsten van of met IMS en alle daarmee verband houdende handelingen, zowel van voorbereidende als uitvoerende aard.